5 snadných krotitelů času k větší životní pohodě

Máte rádi plánování? Někdo ano, někdo ne a někdo ani neví, proč by to měl vůbec dělat. Já osobně plánování miluji a ještě více zapisování a rozkreslování na papír. Počítačoví nadšenci a milovníci plánování v mobilu si rovněž přijdou na své. Pro každého se najde ten nejvhodnější prostředek. Co je jejich největším společným jmenovatelem? Pomoci nám si efektivně zorganizovat čas. 

Ve své koučovací praxi se neustále setkávám s větou „Musí to být snadné“. BohužeI, jak se říká, bez práce, nejsou koláče. Do čehokoliv se v životě pustíte, úplně za vším je vaše snaha, práce, úsilí, čas, vynaložená energie.  Ano, slyším vás, jak s povzdechem vyslovujete ono vroucí přání: „Kéž by to bylo snažší.“ Nezoufejte. Mám pro vás pár snadných a hravých metod, jak na to.

1. Stop prokrastinaci

Důležitá poznámka na úvod: “Naplánujte si i den na samotné plánování!” 

Dále i čas, který vám organizace zabere. Pouze tím předejdete prokrastinaci. Je jen na vás, jak dlouho dopředu budete plánovat.

Obecně se doporučuje jedna dlouhodobá vize za 3 roky. Kde bych chtěla být? Jak se chci cítit? Kým se chci obklopovat? Jak chci, aby můj život vypadal? Kolik peněz měsíčně se mi připíše na účet? Jak chci trávit pracovní čas?

Stanovte si také vizi na tento rok. Jedním slovem rok pojmenujte a detailněji si ho popište. Naznačte si, kam se chcete v daném roce posunout. Jakým činnostem se chcete věnovat? Chcete podnikat, nebo si přivydělat na mateřské dovolené? Zefektivnit své pracovní činnosti? Jak konkrétně?

Každý měsíc si můžete nadepsat nějakým slovem, nebo úkolem, kterému se chcete věnovat. Tak udržíte linku a nebudete přeskakovat ani ztrácet čas přemítáním, co jsem to tedy vlastně chtěl/a… Jak vypadá váš každodenní harmonogram od pondělí do pátku? Jaké činnosti konkrétně děláte a jaké byste si ještě chtěli přidat? Nemusíte striktně plánovat jenom kroky směřující k práci či podnikání, praktické je plánovat i volnočasové aktivity. Rozplánovat si vaření, úklid domácnosti, nákupy, prázdniny a kroužky dětí, doktory, návštěvy, rodinné oslavy, cvičení, čas pro sebe, naučení se nové dovednosti (např. šití na stroji nebo pletení košíků).

Plánujete si nějaký čas jen sami pro sebe? Jak často? A jak ho využijete? Jestli jste s plánováním času pro sebe ještě nezačali, pusťte se do toho teď. Zjistěte, kdy má váš partner svůj program a kdy se tomu svému můžete věnovat zase vy. Získáte z toho nejen vy, ale i vaše rodina. Možná díky tomu vaše děti stráví víc času s tatínkem nebo babičkou, možná budou platit trochu jiná pravidla a také si užijí jiná dobrodružství, získají jiné zkušenosti.

2. Stále nemáte ten potřebný řád?  Zkuste myšlenkové mapy.

Myšlenkové mapy jsou forma velice přehledné a praktické vizualizace. Mozek si lépe zapamatuje to, co vidí. Začít můžete tím, že si na papír nahodile napíšete slova, která vás napadají. Následně jedno slovo vyberte a napište ho do středu velkého papíru. Rozvětvíte ho pomocí barevných tužek a domyslíte, co je k tomu ještě potřeba doplnit. Text si můžete doplnit také obrázky nebo výstřižky.  Tím, že v této metodě hodně fungují asociace, bude to nejen legrace, ale otevřou se Vám i další možnosti, které jste doposud neviděli.

Nebojte se pustit uzdu fantazii. Pokud z ústředního slova vedou čáry k dalším slovům a ty čáry vypadají jako ramena „chobotnice“, zkuste si promyslet další větvení každého jednotlivého slova. Větvěte co to jde, dál rozšiřujte a promýšlejte. Je to až neuvěřitelné, jak jednoduše a rychle vymyslíte činnosti, které chcete dělat. Třeba vymyslet dárky k narozeninám pro celou rodinu bývá často velkým oříškem. Přemýšlíte, jak na to? Představte si dotyčnou osobu a co o ní víte. Ptejte se, co má rád/a, jaké má koníčky, co ho/ji baví, o čem poslední dobou hovoří, o co se zajímá? Např. víte, že babička miluje vnoučátka, ráda peče a má ráda pohodlí a nohy v teple. Ideálním dárkem pak může být fotokniha či kalendář s rodinnými fotkami, výtvor vnoučat,  vykrajovátka na perníčky, plech na muffiny, forma na bábovku nebo kuchařka; její nohy určitě ocení teplo ovčích ponožek, krásné bačkory, ponožkoboty, ale co třeba i vhodná kosmetika, poukaz na pedikúru, domácí lázeň …. Vidíte to větvení? 

Myšlenkové mapy nás učí:

• něco si zapamatovat
• dělat si lepší poznámky
• přicházet na nové nápady (anglicky brainstorming)
• soustředit se
• využít co nejlépe svůj čas
• excelovat u zkoušek

3. „To do“ listy

Máte myšlenkovou mapu, víte, co chcete dělat. Nyní si rozplánujte, kdy to uděláte. 

„To Do“ vychází z anglického slovesa dělat – konat. Jedná se tedy o seznam úkolů. Dříve jsem si je vedla pořád.  Neustále je přepisovala a byla nešťastná z toho, kolik mám stále úkolů na seznamu a frustrovaná z toho, že vůbec nevím, kdy to jako mám všechno stihnout.

Základem je tedy sepsat si TO DO LIST. Zaznamenat si vše, co Vás napadne, že musíte udělat. Pak seznam zhodnotit, přidělit priority – co spěchá nejvíce,  co počká a co zatím dělat nemusíte a můžete přesunout v čase třeba až za měsíc, nebo po dokončení jiných činností. 

Činnosti, které spěchají nejvíce, rozplánujte na konkrétní den i čas s odhadem kolik času vám to zabere. Tak budete vědět, kolik aktivit se reálně během den zvládnete. Já doporučuji ideálně 3-5 aktivit na den.

Také je potřeba si uvědomit:

• Rozhodně není potřeba dělat všechno. 
• Musím si hlavně umět vybrat.
• Některé věci zkrátka a dobře dělat nemohu.

Samozřejmě se během dne může vyskytnout něco neodkladného nebo něco, co se do zaplněného diáře nevejde. Třeba onemocní vaše dítě nebo kolega v práci a je potřeba priority přehodnotit. Takové situace se stávají, ale dlouhodobě plánovaný čas vám i v těchto chvílích přináší větší klid a přehled o situaci, ve které se nacházíte. TO DO listy si tedy pište, ale hned je rozplánujte do dnů a hodin, kdy činnost uděláte, ať se z nich nezblázníte a nejsou i pro Vás cestou do pekla.

4. Paretovo pravidlo

Máte-li „to-do“ list úplně přeplněný a nevíte si s ním rady, zkuste se zamyslet v duchu Paretova pravidla, známého též jako pravidlo 80/20.  Italský ekonom Vilfred Paret formulovat na základě pozorování, že 80% důsledků pramení z 20% příčin. Například 80% zisku pochází jen z 20% produktů. Dá se to uchopit i tak, že budu vykonávat jen 20% práce, která mi však přinese 80% efektu. Zajímavé, že? Jaká práce to u vás je? Jaké činnosti, které máte na seznamu vám přinesou největší užitek? Které dokončené činnosti vám přinesou úlevu?

5. Zlatá pravidla plánování

Určitě si ještě vybavíte básničku o památníku. “Můžeš kreslit, můžeš psát, ale listy netrhat, památník to nemá rád”. Tak stejně přistupujte i k diáři. Pokud už aktivitu v diáři mám, tak ji z vlastní vůle zásadně nepřesouvám a hlavně neškrtám, dokud není hotovo. Ano jsou různé události, které nás mohou donutit aktivitu přesunout, ale když si zvyknete udělat ji, když je naplánovaná, máte z 80 % vyhráno.

A malá rada na závěr:

Plánujte s rozmyslem. Raději méně činností, ale kvalitně odvedených. Za dosažené úspěchy se odměňte. To podtrhávám. Cílem je cítit se mnohem svobodněji a lehčeji. Nemusíte všechny úkoly nosit v hlavě a bát se, že na něco zapomenete, nebo něco nestihnete. Nemusíte se stresovat tím, kdy že to udělám. Mám naplánováno a vím přesně, kdy to udělám. Záměrně si nechávám každý den i 2 hodinky volné pro případ neodkladného. Myslete na to, že i zítra je den a dobře rozplánované úkoly vám nemusí ležet v hlavě, ale v diáři.